In het najaar en in de winter vinden tal van vrij toegankelijke evenementen en festivals plaats: bierfeesten in oktober, Sinterklaasintocht in november, de Kerstmarkten in december en de carnavalsoptochten in februari. Deze evenementen zijn zeer divers van aard en in omvang. Een aantal terugkerende vraagstukken waarover de organisatie, de gemeente en de adviserende diensten zich moeten buigen:

    • Het management van de vele publieksstromen en het voorkomen van opstoppingen of zelfs overcrowding in gebieden of straten (beheersen van de maximumcapaciteit).
    • Sluiten we straten wel of niet af (hoe en op welk moment)?
    • Hoe pak je bijzondere combinaties aan? Bijvoorbeeld drukke cafés en restaurants die uitkijken op volle straten (eventueel met carnavals- of Kerstpraalwagens) waardoor ruimte voor publieksstromen (en dus ook: ontvluchting!) zeer beperkt is.
    • Wat zijn de juiste middelen voor effectieve informatieverstrekking richting bezoekers (ook bij calamiteiten)?
    • Wat is de meest effectieve (integrale) organisatie voor het evenement?

Lastig inschatten

Vrij toegankelijke evenementen zoals bierfeesten, kerstmarkten en carnavalsvieringen zijn lastig in te schatten. Factoren als weer(voorspelling), populariteit van maanden eerder geboekte artiesten, bereikbaarheid en stabiliteit van het openbaar vervoer en tegenwoordig de aan- of afwezigheid van een actuele dreiging, maken net het verschil tussen een veilig en een onveilige situatie. Het is duidelijk dat, wanneer het evenement of een bepaalde activiteit of gebied erg populair is, er vooraf bedacht wordt waar, wanneer en hoe er tijdelijk afgesloten moet worden om de situatie veilig en beheersbaar te houden. Eerst moet er zicht ontstaan op de definitie van “vol” (lees: maximaal aantal mensen dat veilig in dit gebied kan verblijven”).

Definitie  van  “vol”

Wanneer is een straat of gebied vol en welke stappen moeten voorbereid en genomen worden om overcrowding te voorkomen? Onze eerste analyse richt zich altijd op de vraag hoeveel mensen er daadwerkelijk veilig in het gebied verblijven. Dit bepaalt mede de definitie van “vol”. Het gaat dan niet alleen om het aantal mensen op het vrije vloeroppervlak en de dichtheden per gebied/m2, maar ook om zaken als:

    • Zichtlijnen
    • Aantal mensen achter elkaar naast een optocht route
    • Doorstroomgebieden
    • Aanwezigheid van horeca, toiletten, attracties e.d. (en positie van wachtrijen)
    • Etc.

Aansluitend ook om de werkelijke capaciteit van aanwezige vluchtwegen, de beschikbare (reële) vluchttijden en de samenstelling van de bezoekersgroep (jongeren, ouderen, kinderen, alcoholgebruik, enz.).

Afsluiten en ontruimen

Als we inzicht hebben in de hoeveelheid bezoekers maximaal verblijven in het gebied (incl. medewerkers, crew, etc.), werken we het afsluit- en ontruimingsconcept uit:

  1. Afsluiten:
      • De procedure moet rekening houden met de verwerkingstijd tussen besluit, opdracht om de afsluiting in te gaan zetten en de daadwerkelijk uitvoering (anders loopt het gebied alsnog te vol);
      • De procedure moet duidelijk bepalen WIE het besluit neemt en hoe het gecommuniceerd wordt en
      • De afsluiting(en) mogen nooit in een “dead-end” staan; daar waar afgesloten wordt moet publiek eenvoudig opzij weg kunnen vloeien! Dit voorkomt dat men vast komt te staan voor de afsluiting, er steeds meer publiek zich ophoopt, er druk opbouwt en de afsluiting open moet om de druk er af te halen.
  2. Ontruimen:
      • Het besluit tot ontruimen alsook de wijze van besluitvorming en communicatie binnen de operationele organisatie.
      • Het gaat dan om de verdeling van bezoekers over de uitgangen (let op: men wil gaan zoals men kwam).
      • De opstelling van informatie (-schermen, -borden, -zeilen)
      • De inzet van medewerkers en maatregelen.
      • De gevolgen van ontruimen voor mobiliteit; hoe gaan de bezoekers vervolgens weg?

Integrale risicoanalyse en planvorming

De integrale risicoanalyse vormt basis voor planvorming. Het hieruit volgende veiligheids- en calamiteitenplan dient qua inrichting, communicatie en (integrale) organisatie aan te sluiten op de in het voortraject geïdentificeerde risico’s door de inzet van mensen, middelen en maatregelen. De experts van CrowdProfessionals verrichten veel van deze risicoanalyses en maken daarna ook de bijbehorende veiligheidsplannen voor de organisatie van het evenement. In onze plannen beschrijven wij ook de maatgevende scenario’s. Dat zijn reële scenario’s die een uitwerking zijn van risico’s die:

    • Voortkwamen uit de eerdere risicoanalyse,
    • Waarop de kans dat zij voorvallen substantieel is en
    • Waarbij, als zij daadwerkelijk voorvallen, de impact groot is.

Maatgevende scenario’s

In deze plannen beschrijven wij de maatgevende scenario’s. Deze scenario’s zijn niet de scenario’s die veelvuldig voorkomen in allerlei veiligheidsplannen en meestal eindigen met “dan gaan we ontruimen” zonder dan ook feitelijk invulling te geven aan de taken en bevoegdheden van een ieder bij de ontruiming. Het zijn reële scenario’s die een uitwerking zijn van risico’s die:

    • voortkwamen uit de eerdere risicoanalyse,
    • waarop de kans dat zij voorvallen substantieel is en
    • waarbij, als zij daadwerkelijk voorvallen, de impact groot is.

Voorspelbaar en beheersbaar

Op deze wijze ontstaat zicht op de juiste organisatie én bereiden we deze grondig voor. Openbare evenementen als bierfeesten, Sinterklaas-intochten, Kerstmarkten en carnavalsvieringen maken we beter voorspelbaar, beheersbaar en stuurbaar. Meer tijd investeren in het voortraject voorkomt problemen, geeft zicht op de werkelijke risico’s, benodigde mensen, middelen en maatregelen en resulteert in uitwerking en voorbereiding van maatgevende scenario’s voor het specifieke evenement.

Meer informatie?

Neem contact met ons op of stuur ons een mail.  

 

 

 

 

 

 

Vragen of meer informatie?

Stuur ons een bericht. Wij bellen of mailen u binnen 1 werkdag terug.