Casus: de risico’s van het niet (opnieuw) uitvoeren van analyses

In augustus 2018 werd CrowdProfessionals gevraagd om een audit op het gebied van mobiliteit te doen van een evenement. Normaal gesproken bestaat zo’n audit uit:

1. Een korte beoordeling van het ingediende mobiliteitsplan,
2. Het aanwezig zijn op de dag zelf om gedurende de in- en uitstroom te observeren en
3. Na afloop, op basis van onze bevindingen, een rapportage opstellen.

De festivalorganisator is zelf veelal geen verkeersdeskundige en daarom werd er gewerkt met een mobiliteitsplan dat opgesteld én uitgevoerd is door de ingehuurde mobiliteitspartner. Dit is een zeer gebruikelijke werkwijze in de evenementensector.

In de 1^e screening van het mobiliteitsplan kwam ik enkele aandachtspunten tegen; het was onduidelijk hoe de verdeling binnen de vervoersstromen tot stand was gekomen maar ook was de verdeling over tijd niet onderbouwd en was niet inzichtelijk welke restcapaciteit ten behoeve van het evenement de verschillende aan- en afvoerroutes hadden (belangrijk voor de vraag of het piekaanbod ook daadwerkelijk verwerkt kan worden door de verschillende wegen en parkeerfaciliteiten). Het evenement was, vanuit mobiliteitsperspectief, bijzonder: 40.000 bezoekers op één dag, met een verwacht totaalaanbod van bijna 9.000 auto’s. Dat is vrij hoog in relatie tot het bezoekersaantal in vergelijking met andere evenementen. Ook was er 1 aanvoerroute voorzien voor al het verkeer.

Observatie

De ingehuurde mobiliteitspartner werkte als basis met een mobiliteitsplan wat andere festivals op dezelfde locatie gebruikten. Vanwege grotere aantallen werd dit mobiliteitsplan opgeschaald in kwantiteit (meer mensen) en minder in kwaliteit van (verkeers)maatregelen.

Tijdens het evenement bleek, zoals al eerder gedetecteerd, dat er geen maatregelen voorzien waren om het verkeer te spreiden over de verschillende aanvoerwegen. Al het verkeer bood zich aan op 1 plek, welke niet was ingericht om dat (piek)aanbod te verwerken. Het resulteerde in een inrijdfile op de aangrenzende snelweg en een vertraging van ruim een uur voor zowel festivalbezoekers als doorgaand verkeer.

Er is een alternatieve aanrijdroute via een provinciale weg, maar deze werd, door ontbreken sturingsmaatregelen en bebording, alleen benut door mensen die de weg kenden. Bijkomend effect was dat bestuurders van touringcars zelf stopplaatsen maakten, er een ongeval plaats vond en de alternatieve route tot stilstand kwam door gebrek aan verkeersmanagement en overzicht.

De lokale situatie is zo dat zowel de snelweg als de provinciale weg de enige 2 routes zijn die benut kunnen worden door pendelbussen. Door voornoemde opstoppingen en incidenten viel ook deze dienst volledig stil. Bijkomend gevolg was dat bezoekers met de auto via navigatie en op eigen inzicht toch hun weg gingen zoeken (er is een 2^e provinciale weg die niet opgenomen was in het mobiliteitsplan, waar ook geen maatregelen waren genomen om bezoekers te verwijzen of aanbod te sturen).

Na de instroom bleken er ongeveer 2.000 auto’s geparkeerd te hebben in naastgelegen woonwijken, in bermen langs wegen en op locaties die niet bedoeld zijn om festivalbezoekers te parkeren. Ruim een uur was er geen pendelbusverkeer mogelijk waardoor grote groepen mensen op het station hebben staan wachten. Een deel van deze bezoekers kozen daarop voor taxi en Uber die vervolgens overal en nergens hun bezoekers hebben afgezet.

De coördinatie van deze operatie werd door de ingehuurde mobiliteitspartner gedaan vanuit het veld, door één persoon die coördinatie deed, opdrachten gaf én overzicht moest houden. Er was een centrale post op het evenement waar iemand zat vanuit de ingehuurde mobiliteitspartner, maar deze persoon had geen beslissingsbevoegdheid en was afhankelijk van het beeld (drukteperceptie) dat anderen gaven. Centraal overzicht en coördinatie ontbraken in de managementopzet.

Conclusie observatie

De conclusies zijn als volgt samen te vatten:

• Er was te weinig “voor-gedacht” en mogelijkheden (alternatieven) waren niet volledig geanalyseerd en voorbereid;
• Het mobiliteitsplan was daardoor met name reactief, maar beperkt qua mogelijkheden;
• Er was te weinig inzicht in de mogelijke risico’s (en scenario’s) &
• Centraal overzicht en coördinatie ontbrak;

Vervolg

In de nasleep zijn er veel klachten gekomen uit de wijken (overlast) en van bezoekers die met het openbaar vervoer naar het evenement gekomen waren. Deze laatste groep had gemiddeld 60 minuten vertraging opgelopen. De stagnatie van zowel snelweg en provinciale weg had als effect dat een verminderde bereikbaarheid gold voor hulpdiensten (evenement en omliggende wijken!).

CrowdProfessionals werd gevraagd de strategische begeleiding van de planvorming te verzorgen en 3 analyses te doen;

1. Een risico-inventarisatie en analyse toegespitst op mobiliteit,
2. Een gebieds- en capaciteitsanalyse van parkings en infrastructuur en
3. Een analyse op de operationele aansturing van het evenement.

Op basis van de uitkomsten van deze analyses werd ons aansluitend gevraagd het mobiliteitsplan te vormen.

Uit onze analyses kwam naar voren dat de maximale verwerkingscapaciteit van het gebied niet afdoende was om het gewenste bezoekersaantal te kunnen verwerken. In dezelfde periode werd door de organisator besloten een tweedaags evenement te organiseren in plaats van het oorspronkelijke ééndaagse. Hierop is gekeken naar de maximale bezoekersaantallen van beide dagen. Deze zijn teruggebracht met 25% per dag (van 40.000 bezoekers per dag naar 30.000 bezoekers per dag) hetgeen wel passend is voor de mogelijkheden van het gebied.

Maatregelen

Het publieksprofiel kent een hoog aandeel auto-gebruikers. Hier is met name de verdeling over tijd een issue. Bij mooi weer komt het publiek redelijk verspreid binnen, maar nog steeds is de piek 65% in 2 uur. Bij slecht weer in de ochtend was de kans groot dat de piek later plaats zou vinden maar compacter en (nog) intensiever zou zijn.

Vanuit mobiliteitsmanagement werd op basis daarvan samen met de organisator gekeken naar de programmering, waarbij grotere artiesten vroeger geprogrammeerd werden om in elk geval een deel van de bezoekers te bewegen eerder te komen. Ook is er vlak voor het evenement intensief gecommuniceerd via social media, website en email over vervoer:

• Ondermeer middels een “graadmeter” waarop zichtbaar was welke tijden het beste waren om drukte te vermijden.
• Activaties werden ingezet, zoals goodybags voor de vroegkomers en
• Ook werd gekeken welke invloed er uitgeoefend kon worden op de verdeling binnen de vervoersstromen; Er is gekozen voor een kortingsactie met de NS (stimuleren OV)
• Er werd een aanvullende pendelbusroute ingezet die niet gebruikt werd door auto’s, (voorkomen stilvallen pendeldienst).

Daarnaast werden er maatregelen getroffen om al op de snelwegen de bezoekers te sturen middels mobiele tekstwagens en de WAZE navigatie-app. Via deze app werden bezoekers, crew en andere doelgroepen gestuurd via de op dat moment beste route naar de verschillende parkings. Tevens werden meldingen in de landelijke database toegevoegd over afsluitingen en stremmingen, zodat ook doorgaand verkeer dat geen WAZE gebruikte de juiste info in hun navigatiesysteem kreeg en drukte kon vermijden.

Als laatste maar zeker niet de minste maatregel werden er enkele innovatieve maatregelen toegevoegd:

• Cameratoezicht op de verschillende aanvoerwegen en belangrijkste locaties rondom het evenemententerrein, waardoor de centrale aansturing vanuit de Centrale Post van de organisatie veel beter mogelijk was.
• Camera’s op motoren en
• 1 professionele drone rondom het terrein.

Dit alles zorgde voor de informatie die nodig is om vanuit één centraal punt overzicht te hebben en beslissingen te nemen op verantwoorde wijze. Tevens werd op deze wijze voorkomen dat bezoekers richting woonwijken gingen, maar ter meerdere zekerheid werden deze wijken ook afgezet en bemand.

Resultaat

Op deze wijze heeft CrowdProfessionals het gehele traject begeleid en eminente processen kunnen borgen: van analyse tot planvorming, afstemming met de overheid, de selectie van de uitvoerende partijen m.b.t. inhoud en budget, tot en met de aansturing op de uitvoering van deze partijen tijdens de showdagen. Tijdens beide showdagen verliep de doorstroming optimaal, werd het aanbod voor de beschikbare parkeerplaatsen goed gespreid en de in- en  uitstroom van voertuigen verliep prima.

Tot slot

Uiteraard kunnen zich incidenten voordoen waar een mobiliteitsplan of -organisatie niet op voorbereid is; er kunnen ongevallen gebeuren, voertuigen (bijvoorbeeld bussen) kunnen stilvallen of een ontruiming van het evenemententerrein vindt plaats. Hierbij is het van belang dat er binnen de mobiliteitsorganisatie een bepaalde weerbaarheid aanwezig is. Deze weerbaarheid moet voorzien, gepland (scenario’s) en beoefend worden; bijvoorbeeld in een Doorleefsessie. Ook moeten incidenten tijdens de uitvoering geregistreerd worden zodat geleerd kan worden van gemaakte fouten of incidenten. Dat is van belang voor het seizoen 2020!

Vanuit CrowdProfessionals kunnen wij u begeleiden in mobiliteitsvraagstukken rondom evenementen. Deze casus laat zien dat wij dat voor u kunnen doen vanaf de analyse- en planfase, tot en met het selecteren van leveranciers, de integrale planvorming en het begeleiden van de uitvoering.

Wilt u meer weten?

Stuurt u mij dan even een email op jbrinkhuis@crowdprofessionals.nl

Janno Brinkhuis

Manager Mobiliteit